Digitaliza y protege tu información legal: claves prácticas

La gestión documental es uno de los pilares del cumplimiento legal y administrativo. En Obligalex te orientamos para digitalizar, organizar y resguardar tu documentación legal, evitando pérdidas de información y facilitando auditorías, revisiones fiscales o procesos judiciales. Implementamos protocolos seguros, accesibles y adaptados al tamaño y necesidades de tu organización.

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Organiza y digitaliza tus documentos en expedientes electrónicos estructurados, resguardados en plataformas con respaldo automático en la nube, lo que garantiza su disponibilidad, integridad y recuperación ante cualquier eventualidad.

Clasifica los documentos conforme a la normatividad vigente aplicable a tu sector, tomando en cuenta criterios legales, fiscales, administrativos y de control interno. Establece categorías claras (como contratos, actas, permisos, registros, informes, entre otros), y asigna etiquetas o metadatos para facilitar su consulta.

Implementa un sistema de control de versiones que permita identificar los cambios realizados, quién los efectuó y en qué fecha, asegurando la trazabilidad documental. Complementa este sistema con bitácoras electrónicas que registren las modificaciones sustanciales, renovaciones, firmas y prórrogas.

Programa revisiones periódicas para mantener actualizado tu archivo:

• Verifica fechas de vencimiento de contratos o autorizaciones.

• Renueva permisos conforme a plazos legales.

• Sustituye actas o informes cuando existan reformas, nuevas disposiciones o eventos relevantes.

• Respalda los archivos escaneados con su versión original, cuando sea necesario para efectos probatorios.

  
  

Adicionalmente:

• Establece perfiles de acceso diferenciados para garantizar la confidencialidad de documentos sensibles.

• Utiliza formatos estandarizados y nomenclatura uniforme.

• Capacita a tu personal en buenas prácticas archivísticas y obligaciones legales en materia documental.

• Apóyate en herramientas tecnológicas que permitan auditorías documentales internas de forma sencilla y automatizada.

Una gestión documental efectiva no solo facilita la operación diaria de tu empresa o dependencia, también es clave para acreditar el debido cumplimiento normativo ante auditorías, procedimientos administrativos o litigios.